Caso IDVIA: migración a Microsoft 365 en un fin de semana

IDVIA es una ingeniería de Valencia que diagnostica y monitoriza puentes. Trabaja con licitaciones, informes técnicos y mucha documentación compartida entre el equipo. A principios de octubre tenía un problema con fecha: sus licencias de Microsoft 365 caducaban el día 6 y no se podían renovar donde estaban.

• ClienteIngeniería · 10 usuarios
• DóndeValencia
• ServicioMicrosoft 365 y redes

Licencias que caducaban y una cuenta que no era suya

Las licencias de IDVIA estaban dentro de una cuenta de Microsoft 365 que no era la de la empresa. Funcionaba, pero no tenían el control de sus propios datos y, al llegar la renovación, había que sacarlo todo de ahí. Con fecha fija: el 6 de octubre a la una de la madrugada.

Lo delicado no era el correo, sino los archivos. La carpeta de licitaciones vivía en el OneDrive de una sola persona y la usaba todo el equipo, y entre todos los OneDrive sumaban casi 170 GB de historial de versiones.

Todo el corte, en un fin de semana

1. Cuenta propia de Microsoft 365 a nombre de IDVIA, con 10 licencias Business Standard y el dominio de la empresa.
2. Copia de los OneDrive de cada persona a la cuenta nueva. En el de licitaciones conservamos el historial de versiones, porque lo usan para volver atrás en los pliegos.
3. Buzones antiguos guardados y subidos al OneDrive de cada usuario, para que nadie perdiera un correo.
4. El lunes, equipo por equipo: Office, Teams, OneDrive y la carpeta compartida configurados en cada ordenador antes de que empezaran a trabajar.

• 10usuarios migrados
• 1fin de semana de corte
• 0correos perdidos
• 6/10fecha límite cumplida

Media oficina sin red después de un apagón

Unos días antes, tras un corte de luz, la mitad de los ordenadores se quedaban sin red. Reiniciar el cortafuegos «lo arreglaba» un rato. El culpable no era el cortafuegos: eran los puntos de acceso wifi en malla que estaban conectados por cable y repartían su propia red, de modo que los equipos no conseguían dirección. Los dejamos en modo punto de acceso, con uno solo cableado, y no ha vuelto a pasar.

Si tu Microsoft 365 no está a nombre de tu empresa

• Comprueba de quién es la cuenta. Es muy habitual que la creara un proveedor anterior o un empleado. Si no tienes la cuenta de administrador, no tienes el control.
• Las carpetas compartidas no deben vivir en el OneDrive de una persona. Si esa persona se va, el problema es tuyo. Van en una biblioteca de SharePoint de la empresa.
• Planifica el corte con fecha. Un fin de semana bien preparado evita parar un día entero.

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