Informática para asociaciones, federaciones y gremios en Valencia

Una asociación no es una empresa pequeña. Tiene una junta directiva que cambia cada pocos años, un presupuesto que hay que justificar hasta el último euro, dos o tres personas contratadas que hacen de todo, y una base de datos de socios que es, a la vez, su activo más valioso y su mayor responsabilidad legal. En NEXAR damos soporte informático a asociaciones, federaciones y gremios de Valencia, y esta página cuenta qué hemos aprendido trabajando con ellas.

El problema que nadie cuenta: la memoria se va con las personas

En una asociación las personas rotan. Cambia la junta, cambia el tesorero, entra una administrativa nueva y se va la que llevaba doce años. Y con cada cambio se pierde algo: la contraseña del correo genérico, quién tiene acceso al banco, dónde está el certificado digital de la entidad, en qué ordenador quedó guardado el listado bueno de socios.

Lo primero que hacemos al entrar en una entidad es levantar ese mapa: qué cuentas existen, quién tiene acceso a cada una, cuáles pertenecen a gente que ya no está, y qué pasaría mañana si la persona que lo sabe todo cogiera una baja. Es un trabajo poco lucido y es, con diferencia, el que más disgustos evita.

Los datos de los socios

Un fichero de socios con nombres, DNI, cuentas bancarias para el cargo de la cuota y, en algunos casos, información sobre su situación personal o de salud, es exactamente lo que la normativa de protección de datos vigila con más atención. Y en muchas entidades ese fichero vive en un Excel en el escritorio de un ordenador, con copias en tres sitios distintos y ninguna de ellas actualizada.

No hace falta un sistema carísimo para arreglarlo. Hace falta que haya un único sitio bueno, que esté en un servidor o en la nube de la entidad y no en el equipo de nadie, que cada persona entre con su usuario, que haya copia diaria y que los envíos masivos a socios no expongan las direcciones de todos en copia abierta, que es el error más repetido y el que más denuncias genera.

Correo con el dominio de la entidad y envíos a socios

Muchas asociaciones siguen funcionando con cuentas gratuitas a nombre de una persona. Eso da tres problemas a la vez: no da imagen, se pierde el correo cuando esa persona se va, y los envíos masivos acaban en la carpeta de correo no deseado de la mitad de los socios.

Montamos el correo con el dominio propio de la entidad, con buzones por cargo en lugar de por persona, y configuramos correctamente los registros de autenticación del dominio para que las circulares y convocatorias lleguen a la bandeja de entrada. Si la entidad hace boletines periódicos, la herramienta de envío se conecta al mismo dominio para que todo salga con la misma identidad.

Subvenciones, justificaciones y facturación

Buena parte del trabajo administrativo de una federación o un gremio gira alrededor de las convocatorias públicas: solicitudes con certificado digital, plazos que no se pueden pasar y justificaciones que exigen tener toda la documentación localizable años después. Eso se traduce en necesidades informáticas muy concretas: certificados digitales instalados y renovados a tiempo, un archivo ordenado y con copia, y firma electrónica que funcione el día que hay que presentar, no el día después.

A esto se suma que la facturación electrónica es un terreno en movimiento en España, con obligaciones que van entrando en vigor por fases. No somos su asesoría fiscal, pero sí nos encargamos de que el programa que use la entidad esté al día y de hablar con su proveedor de software cuando toque adaptarlo.

Jornadas, asambleas y actos

Las entidades hacen cosas: asambleas generales, jornadas técnicas, cursos, ferias. Y ahí siempre aparece lo mismo a última hora, que si el proyector no conecta con el portátil, que si el wifi de la sala no aguanta a ochenta personas, que si hay que grabar la sesión o retransmitirla. Se resuelve mucho mejor con una llamada la semana anterior que con una urgencia media hora antes de empezar, y así lo planteamos.

Presupuesto ajustado, y decirlo claro

Las asociaciones no tienen el margen de una empresa industrial y lo sabemos. Por eso con ellas somos especialmente cuidadosos en separar lo que hace falta de lo que es un capricho técnico. Un servidor nuevo casi nunca es la respuesta. Ordenar lo que ya hay, poner copias que funcionen, cerrar los accesos de quien ya no está y dejar el correo en condiciones suele costar poco y resolver casi todo.

Cuando sí hace falta invertir, lo decimos con un presupuesto por escrito y explicando qué pasa si no se hace. Nunca al revés.

Con qué entidades trabajamos

Damos soporte a una federación empresarial del sector agroalimentario de la Comunitat Valenciana, a un gremio de panaderos y pasteleros, a la asociación de centros de reconocimientos médicos y a una asociación sociosanitaria de l’Horta Nord. Son entidades muy distintas entre sí, pero con problemas informáticos que se parecen mucho. Puede verlas en la página de nuestros clientes.

Y hay algo que en este sector pesa más que en ningún otro: las entidades se conocen y se recomiendan entre ellas. Trabajar bien con una acaba siendo la mejor carta de presentación para la siguiente.

Qué incluye y cuánto cuesta

Incluye la atención de incidencias en remoto y presencial, la vigilancia de servidores y copias, las actualizaciones de seguridad, el antivirus gestionado, el inventario de equipos y accesos, el asesoramiento antes de comprar y el trato con los proveedores de software de la entidad. No incluye hardware, licencias ni proyectos grandes, que van presupuestados aparte. Los planes empiezan en 100 € al mes y dependen del número de equipos y de si hay servidor propio. Puede ver el detalle en la página de mantenimiento informático.

Cómo empezamos

Con un inventario de lo que hay y, sobre todo, de quién tiene acceso a qué. De ahí sale un informe con lo urgente, lo importante y lo que puede esperar, con precios y sin letra pequeña. Lo urgente se arregla en las primeras semanas; el resto se planifica esquivando las fechas de asamblea, de jornadas y de justificación de subvenciones, que son las que de verdad marcan el calendario de una entidad.

Si quiere que le contemos qué haríamos en su asociación, escríbanos o llámenos sin compromiso.