Microsoft 365 y correo de empresa en Valencia
El correo es la herramienta más crítica de casi cualquier empresa y, a la vez, la que peor se suele tener montada. Cuentas de correo gratuitas con el nombre de una persona, buzones que se llenan cada dos meses, archivos que van de un lado a otro por WeTransfer y una copia de seguridad que nadie sabe si existe. En NEXAR somos Microsoft Partner y montamos Microsoft 365 para empresas de Valencia, desde el correo hasta la parte que casi nadie configura.
Correo con el dominio de la empresa
Escribir desde una dirección con el dominio propio no es solo estética, aunque también lo sea. Es que el correo pertenece a la empresa y no a la persona, con lo cual el día que alguien se va el buzón se queda; es que se puede crear una dirección por función además de por persona; y es que se puede autenticar el dominio para que nadie pueda mandar correos fingiendo ser usted, que es el fraude más común y el más caro.
Configuramos los registros de autenticación del dominio, la verificación en dos pasos, las reglas de retención y los buzones compartidos. Y dejamos por escrito quién es administrador del inquilino, que es la pregunta que nadie sabe responder cuando llegamos a una empresa nueva.
Migrar sin perder nada y sin parar
La migración es la parte que asusta, y con razón, porque hecha a lo bruto se pierden correos y se pierde el histórico. Nuestra forma de hacerlo es aburrida a propósito: se inventaría lo que hay, se hace una copia previa, se migra el histórico completo con carpetas y calendario, se cambia el registro del dominio en una franja de poca actividad, y se acompaña los primeros días a las personas que usan el correo de una forma particular, que en toda empresa hay dos o tres.
Migramos desde servidores de correo antiguos, desde alojamientos compartidos y desde cuentas gratuitas. Y sí, también desde ese servidor Exchange que lleva diez años en un armario.
Licencias: pagar por lo que se usa
No todo el mundo en una empresa necesita la misma licencia. Un operario que solo ficha y consulta un parte no necesita lo mismo que el responsable de administración. Revisamos el reparto y es muy habitual encontrar licencias de más, licencias asignadas a gente que ya no está, o el caso contrario, empresas pagando por algo básico cuando por poco más tendrían el correo protegido y las copias resueltas.
Se lo decimos aunque suponga facturar menos. Es la única forma de que la siguiente recomendación tenga valor.
OneDrive y SharePoint: dejar de mandarse archivos
La escena típica es un documento llamado presupuesto_final_v3_bueno_definitivo, tres versiones distintas en tres ordenadores y nadie sabiendo cuál vale. SharePoint y OneDrive resuelven eso, pero solo si alguien se sienta a diseñar la estructura de carpetas y los permisos antes de empezar a subir cosas. Si no, se reproduce el mismo desorden en la nube y encima con más gente viéndolo.
Montamos la estructura por departamentos, con permisos que se puedan explicar en una frase, sincronización con el equipo para quien la necesite, y acceso desde fuera sin tener que abrir nada hacia internet.
Teams, y cuándo no hace falta
Teams está bien para reuniones, para compartir pantalla con un compañero y para dejar de tener conversaciones de trabajo en WhatsApp del móvil personal, que es un problema de protección de datos que casi nadie se plantea. En empresas pequeñas no hace falta montar una estructura elaborada de equipos y canales: con dos o tres bien puestos sobra, y todo lo demás es complicarse.
Lo que Microsoft no hace por usted: la copia de seguridad
Es el malentendido más extendido y el que más disgustos da. Que el correo esté en la nube de Microsoft no significa que esté copiado. Microsoft garantiza que su servicio funcione, no que usted pueda recuperar la carpeta que borró un empleado hace cuatro meses, ni el buzón de alguien que se marchó. Los plazos de papelera son limitados y, pasados, no hay vuelta atrás.
Por eso, en las empresas a las que llevamos el 365, añadimos copia de seguridad independiente del correo y de los archivos. Lo explicamos en la página de copias de seguridad para empresas.
Seguridad de las cuentas
El robo de credenciales de Microsoft 365 es hoy uno de los ataques más frecuentes contra pymes: entran en un buzón, se quedan mirando semanas, y saltan justo cuando hay una factura importante en juego. La verificación en dos pasos en todas las cuentas, sin excepciones para la dirección, corta la inmensa mayoría de esos intentos. Lo tratamos junto con el resto en la página de ciberseguridad para empresas.
A quién se lo llevamos
A empresas industriales, clínicas, asesorías, despachos y asociaciones de Valencia y l’Horta, de cinco a cien personas. Trabajamos igual con quien tiene un servidor propio y quiere convivir con él que con quien quiere dejar de tenerlo. Puede ver la lista en nuestros clientes.
Cómo empezamos
Con una revisión de cómo está hoy el correo: dónde está alojado, cuántas cuentas hay, cuáles sobran, qué se pierde si alguien se va mañana y qué copia existe. De ahí sale una propuesta con licencias, plazos y precio cerrado de la migración. Escríbanos o llámenos y lo vemos.